เทคนิคการประชุมที่มีประสิทธิภาพ

แมนพาวเวอร์กรุ๊ป ประเทศไทย ได้พูดถึงเทคนิคการประชุมที่มีประสิทธิภาพ การประชุม ถือเป็นสิ่งสำคัญอย่างหนึ่งในการทำงาน เพื่อให้ทีมงานได้ร่วมกันคิดอย่างมีวัตถุประสงค์ มีระเบียบวิธี มีการกำหนดเวลา และติดตามผล ซึ่งการประชุมงานก็มีหลายรูปแบบ ไม่ว่าจะเป็น ประชุมวางแผนประจำปี ประชุมเพื่อแจ้งข่าวสาร ประชุมเพื่อขอความคิดเห็น ประชุมเพื่อหาทางแก้ไขเมื่อมีปัญหา เป็นต้น ซึ่งการทำงานให้ราบรื่นและประสบความสำเร็จได้ดีนั้น ย่อมเริ่มมาจากการประชุมที่ดีและมีประสิทธิภาพ ซึ่งมีเทคนิคดังนี้

1. เตรียมตัวให้ดีก่อนเข้าประชุม ทุกคนควรทราบถึงวัตถุประสงค์ของการประชุม และทราบประเด็นหัวข้อต่างๆ ควรกำหนดวาระการประชุมให้ชัดเจน แนะนำว่าให้จัดประเด็นสำคัญไว้ลำดับต้นๆ เพราะอาจต้องใช้เวลานานในการปรึกษากัน รวมถึงเตรียมข้อมูลในส่วนของตนเองที่จำเป็นต้องใช้ในการประชุม เพื่อช่วยให้การประชุมเป็นไปอย่างราบรื่น และประหยัดเวลา

2. วางบทบาทผู้ร่วมประชุมอย่างเหมาะสม ซึ่งหมายถึงตำแหน่งและหน้าที่แต่ละส่วนในที่ประชุม เพื่อช่วยให้การประชุมมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น

• ประธาน เป็นผู้ระบุประเด็น กระตุ้นให้ทุกคนแสดงความคิดเห็น รวมถึงเป็นผู้ตัดสินใจหรือสรุปการประชุมนั้นๆ
• เลขานุการ เป็นผู้ดูแลความเรียบร้อยต่างๆ เช่น เอกสาร จัดเตรียมสถานที่ จดบันทึกการประชุม
• ผู้เข้าร่วมประชุม ผู้ร่วมปรึกษาหารือ แสดงความคิดเห็น และพร้อมจะนำมติของที่ประชุมไปปฏิบัติงานต่อไป

3. ปฏิบัติตามกฎระเบียบของการประชุมอย่างเคร่งครัด เริ่มจากการมาตรงต่อเวลา พูดคุยตรงประเด็น ไม่ชวนคุยยืดเยื้อ แสดงความคิดเห็นอย่างมีเหตุผล ให้ความเคารพซึ่งกันและกัน ควรใช้อุปกรณ์สื่อสารเฉพาะที่จำเป็น ให้เกียรติผู้พูดอย่างมีมารยาท

4. จดบันทึกการประชุม ควรจะมีหนึ่งคนที่จดบันทึกการประชุมโดยละเอียด อาจจะเป็นเลขานุการ หรือใครที่สามารถจดได้อย่างเข้าใจและมีระเบียบ ผู้ร่วมประชุมท่านอื่นจะไม่ต้องพะวงสิ่งต่างๆ และมีสมาธิกับการประชุมอยู่เสมอ

5. มีสรุปทุกครั้งก่อนปิดการประชุม ผู้ร่วมประชุมทุกท่านจะต้องได้รับมติที่สรุปในวาระต่างๆ ในที่ประชุมทุกครั้ง เพื่อความเข้าใจที่ตรงกันไม่เกิดความเข้าใจผิดใน?ภายหลัง

6. ดำเนินการทำงานตามที่วางแผนในที่ประชุม จากการประชุมทุกครั้ง อาจมีการแบ่งงาน หรือได้รับการมอบหมายความรับผิดชอบมาให้ เราก็ปฏิบัติตาม และรวบรวมข้อมูลหรือสิ่งที่ได้ทำไปแล้วเก็บไปเพื่อนำไปนำเสนอในการประชุมครั้งต่อๆ ไป

7. มีการติดตามผล การวางแผนในที่ประชุมจะไม่ประสบความสำเร็จได้เลยหากไม่มีการติดตามผล หลังจากมีการแบ่งหน้าที่ความรับผิดชอบไปแล้ว จะต้องมีคนติดตามว่างานนั้นๆ ดำเนินไปถึงไหน และอยู่ในกรอบเวลาที่ตั้งไว้หรือไม่
การประชุมจะราบรื่นไปด้วยดีถ้าทุกคนมีการเตรียมตัว รักษากฎระเบียบอย่างเคร่งครัด และการเตรียมตัวที่ดี บวกกับคนทำงานที่มีประสิทธิภาพ ย่อมจะนำไปสู่งานที่จะประสบความสำเร็จอย่างมืออาชีพ

จากหนังสือพิมพ์ฐานเศรษฐกิจ ปีที่ 37 ฉบับที่ 3,282 วันที่ 27 - 29 กรกฎาคม พ.ศ. 2560