ดันลอป ไทร์ ใช้ Bill One ลดภาระใบแจ้งหนี้ 90% คู่ค้า 80% เข้าระบบดิจิทัล

ดันลอป ไทร์ (ไทยแลนด์) เดินหน้าดิจิทัลทรานส์ฟอร์เมชัน ปรับกระบวนการจัดการใบแจ้งหนี้กว่า 200 ฉบับต่อเดือน จากงานเอกสารและการกรอก Excel ด้วยมือ สู่ระบบ Bill One ของ Sansan ลดภาระงานประมวลผลลงราว 90% ขณะที่คู่ค้าและซัพพลายเออร์กว่า 80% หันมาอัปโหลดใบแจ้งหนี้ออนไลน์ ช่วยคืนเวลาให้ทีมขายมุ่งสื่อสารลูกค้าและจัดทำข้อเสนอการขายมากขึ้น

บริษัท ดันลอป ไทร์ (ไทยแลนด์) จำกัด เดินหน้าปรับกระบวนการทำงานสู่ระบบดิจิทัล โดยนำ Bill One โซลูชันด้านการจัดการใบแจ้งหนี้บนระบบคลาวด์ของ Sansan มาใช้ เพื่อแก้ปัญหากระบวนการจัดการเอกสารที่ต้องพึ่งพากระดาษและการกรอกข้อมูลด้วยตนเอง พร้อมยกระดับประสิทธิภาพการทำงานของทีมขายและการทำงานร่วมกับคู่ค้าในประเทศไทย 

การปรับเปลี่ยนดังกล่าวเริ่มขึ้นในเดือนเมษายน 2569 ภายใต้โครงการที่พนักงานในประเทศไทยเป็นผู้ริเริ่มและขับเคลื่อน โดยก่อนหน้านี้พนักงานฝ่ายขายต้องรับใบแจ้งหนี้จากคู่ค้าประมาณ 200 ฉบับต่อเดือน ทั้งในรูปแบบเอกสารกระดาษและผ่านเครื่องมือสื่อสารต่าง ๆ ก่อนนำข้อมูลการชำระเงินไปบันทึกลงใน Excel ด้วยตนเอง

กระบวนการดังกล่าวนอกจากใช้เวลาจำนวนมากแล้ว ยังมีความเสี่ยงจากความผิดพลาดในการกรอกข้อมูล ซึ่งอาจนำไปสู่การแก้ไขเอกสาร การตรวจสอบข้อมูลเพิ่มเติม หรือการติดต่อคู่ค้าเพื่อยืนยันข้อมูลซ้ำ ส่งผลให้กระบวนการทำงานล่าช้าและดึงเวลาของทีมขายออกจากภารกิจหลัก

ลดภาระจัดการใบแจ้งหนี้ 90% คืนเวลาทีมขาย

หลังนำ Bill One มาใช้ ดันลอป ไทร์ (ไทยแลนด์) สามารถรวบรวมและจัดการใบแจ้งหนี้จากคู่ค้าผ่านช่องทางออนไลน์แบบรวมศูนย์ ขณะเดียวกันระบบยังรองรับการรับใบแจ้งหนี้ที่เป็นกระดาษและแปลงข้อมูลเข้าสู่รูปแบบดิจิทัล ทำให้หน่วยงานที่เกี่ยวข้องสามารถเข้าถึงและตรวจสอบข้อมูลชุดเดียวกันได้

ผลจากการเปลี่ยนกระบวนการดังกล่าวทำให้บริษัทแทบไม่ต้องให้พนักงานฝ่ายขายรับและส่งต่อใบแจ้งหนี้กระดาษ รวมถึงลดการป้อนข้อมูลลงใน Excel ด้วยมือ ส่งผลให้ ภาระงานด้านการประมวลผลใบแจ้งหนี้ลดลงประมาณ 90%

นอกจากนี้ ข้อมูลจาก Bill One ยังสามารถนำไปใช้ในการจัดทำใบแจ้งหนี้ให้แก่ลูกค้า ช่วยลดการป้อนข้อมูลซ้ำและลดโอกาสเกิดข้อผิดพลาดจากการทำงานด้วยมือ

ผลลัพธ์ที่เกิดขึ้นจึงไม่ได้จำกัดอยู่ที่การลดงานเอกสาร แต่ยังช่วยให้พนักงานฝ่ายขายสามารถนำเวลาที่ได้คืนกลับมาใช้กับงานที่สร้างมูลค่าเพิ่มให้ธุรกิจมากขึ้น ทั้งการสื่อสารกับลูกค้า การสร้างความสัมพันธ์ และการจัดทำข้อเสนอการขาย

คู่ค้า 80% เปลี่ยนผ่านสู่ใบแจ้งหนี้ออนไลน์

อีกปัจจัยสำคัญที่ทำให้การเปลี่ยนผ่านเกิดขึ้นได้อย่างรวดเร็วคือการทำงานร่วมกับคู่ค้า โดยทีมสนับสนุนเฉพาะของ Bill One เข้ามาช่วยตอบข้อซักถามและสนับสนุนคู่ค้าในประเทศไทยในการปรับตัวเข้าสู่ระบบใหม่

ปัจจุบันคู่ค้าและซัพพลายเออร์ของดันลอป ไทร์ (ไทยแลนด์) ประมาณ 80% สามารถอัปโหลดและส่งใบแจ้งหนี้ผ่านระบบ Bill One ได้แล้ว ส่งผลให้เอกสารกระดาษเกือบทั้งหมดถูกเปลี่ยนเข้าสู่รูปแบบดิจิทัล

นอกจากการรับส่งเอกสารแล้ว ฟังก์ชันข้อความและบันทึกย่อของ Bill One ยังช่วยให้การประสานงานกับคู่ค้าในกรณีต้องแก้ไขเอกสาร รวมถึงการแชร์สถานะการดำเนินงานภายในองค์กรทำได้สะดวกขึ้น

บริษัทมองว่า การเปลี่ยนผ่านดังกล่าวช่วยลดการพึ่งพาความรู้หรือการทำงานของบุคคลใดบุคคลหนึ่ง และสร้างระบบการทำงานที่สามารถขับเคลื่อนโดยทีมงานในประเทศไทยได้อย่างต่อเนื่อง

พนักงานท้องถิ่นเป็นหัวใจขับเคลื่อน Digital Transformation

นายทากาฮิโระ ทานากะ ประธานบริษัท ดันลอป ไทร์ (ไทยแลนด์) จำกัด กล่าวว่า ภายใต้แผนบริหารระยะกลาง บริษัทให้ความสำคัญกับการทบทวนกระบวนการทางธุรกิจ เพื่อสร้างสภาพแวดล้อมที่ทำให้พนักงานฝ่ายขายสามารถมุ่งเน้นกับงานที่สร้างมูลค่าสูงได้มากขึ้น

ในช่วงเริ่มต้นบริษัทมีความกังวลว่ากระบวนการใหม่จะได้รับการยอมรับจากทั้งพนักงานและคู่ค้าหรือไม่ โดยเฉพาะคู่ค้าจำนวนมากที่เป็นร้านจำหน่ายยางรถยนต์ในท้องถิ่นของไทย แต่ด้วยรูปแบบการใช้งานที่ไม่ซับซ้อนและระบบสนับสนุนคู่ค้าของ Bill One ทำให้การนำระบบไปใช้เป็นไปอย่างราบรื่น

ปัจจุบันเอกสารกระดาษเกือบทั้งหมดถูกเปลี่ยนเป็นรูปแบบดิจิทัล และคู่ค้าและซัพพลายเออร์ประมาณ 80% สามารถส่งใบแจ้งหนี้ผ่านช่องทางออนไลน์ได้แล้ว โดยบริษัทมองว่าความสำเร็จดังกล่าวเกิดจากการที่พนักงานในประเทศไทยเป็นแกนนำในการขับเคลื่อนโครงการ ควบคู่กับการสนับสนุนจากทีมงาน Bill One

จากลดงานเอกสาร สู่การสร้างวัฒนธรรมปรับปรุงองค์กร

ดันลอป ไทร์ (ไทยแลนด์) มองว่า การนำ Bill One มาใช้ถือเป็นก้าวแรกของการสร้างการเปลี่ยนแปลงที่ขับเคลื่อนโดยพนักงานในพื้นที่ โดยบริษัทต้องการต่อยอดประสบการณ์ดังกล่าวไปสู่การยกระดับประสิทธิภาพและการเติบโตขององค์กรในระยะยาว

แนวทงสำคัญคือการสร้างวัฒนธรรมองค์กรที่เปิดโอกาสให้พนักงานแต่ละคนสามารถมองเห็นปัญหา ค้นหาแนวทางแก้ไข เสนอแนวคิดต่อฝ่ายบริหาร และมีส่วนร่วมในการขับเคลื่อนการปรับปรุงกระบวนการทำงานอย่างต่อเนื่อง