Synology ชี้ 3 โจทย์ข้อมูลการศึกษาไทย ต้นทุนพุ่ง-คุมยาก-ภัยไซเบอร์เสี่ยง

นายรหัท บุญตันจีน ผู้จัดการประจำประเทศไทย บริษัท ซินโนโลจี้ จำกัด (Synology Inc.) กล่าวว่า การลงทุนด้าน Digital Transformation ของสถาบันการศึกษาในช่วงที่ผ่านมา ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพทั้งด้านการเรียนการสอนและการบริหารจัดการ แต่ขณะเดียวกันทำให้ปริมาณข้อมูลนักศึกษา บุคลากร งานวิจัย วิดีโอ และข้อมูลจากระบบดิจิทัลเพิ่มขึ้นต่อเนื่อง

โจทย์ของผู้บริหารจึงไม่ได้จำกัดอยู่ที่การเพิ่มพื้นที่จัดเก็บข้อมูล แต่ต้องมองข้อมูลในฐานะสินทรัพย์เชิงยุทธศาสตร์ ตั้งแต่การควบคุมสิทธิ์ การปกป้องข้อมูล ไปจนถึงความสามารถในการกู้คืนระบบเมื่อเกิดเหตุผิดปกติ

3 ความท้าทายข้อมูล กดดันสถาบันการศึกษาไทย

Synology ระบุว่า สถาบันการศึกษาไทยกำลังเผชิญ 3 ความท้าทายหลัก ได้แก่ ต้นทุนการจัดเก็บข้อมูลที่เพิ่มขึ้น การควบคุมข้อมูลและการรักษา Data Ownership และความเสี่ยงจากภัยไซเบอร์

ซึ่งทั้ง 3 ประเด็นมีความเชื่อมโยงกันและส่งผลโดยตรงต่อการบริหารต้นทุนและความต่อเนื่องขององค์กร

1. ต้นทุนจัดเก็บข้อมูลเพิ่มขึ้น

การขยายตัวของระบบดิจิทัลทำให้ข้อมูลจากระบบบริหารจัดการนักศึกษา แพลตฟอร์มเรียนออนไลน์ สื่อการเรียนการสอน งานวิจัย เอกสารภายใน รวมถึงวิดีโอจากระบบรักษาความปลอดภัยเพิ่มขึ้นอย่างต่อเนื่อง

จากเดิมที่การเพิ่มพื้นที่จัดเก็บเป็นเพียงการลงทุนโครงสร้างพื้นฐาน ปัจจุบันสถาบันการศึกษาต้องพิจารณาต้นทุนตลอดอายุการใช้งาน ความสามารถในการขยายระบบ และประสิทธิภาพในการบริหารข้อมูล โดยเฉพาะองค์กรที่มีนักศึกษาและบุคลากรจำนวนมาก ซึ่งค่าใช้จ่ายด้าน Cloud และระบบจัดเก็บข้อมูลอาจกลายเป็นต้นทุนระยะยาวที่ต้องบริหารอย่างมีกลยุทธ์

2. คุมข้อมูลและรับมือ PDPA

ข้อมูลนักศึกษา ผลการเรียน ข้อมูลบุคลากร งานวิจัย ภาพและวิดีโอจากกล้องวงจรปิด รวมถึงข้อมูลภายในองค์กร ล้วนเป็นข้อมูลสำคัญที่ต้องได้รับการปกป้องและบริหารอย่างเหมาะสม

Data Governance จึงเข้ามามีบทบาทในการกำหนดสิทธิ์การเข้าถึงข้อมูล การบันทึกประวัติการใช้งาน และการตรวจสอบย้อนหลัง ทำให้การบริหารข้อมูลไม่ได้หมายถึงเพียงการมีพื้นที่จัดเก็บเพียงพอ แต่ต้องทำให้องค์กรสามารถมองเห็นและควบคุมข้อมูลของตนเองได้ รวมถึงตอบสนองต่อข้อกำหนดด้านข้อมูลได้อย่างมีประสิทธิภาพ

3. ภัยไซเบอร์กระทบความต่อเนื่ององค์กร

ภัยคุกคามทางไซเบอร์ โดยเฉพาะ Ransomware กลายเป็นความเสี่ยงสำคัญของสถาบันการศึกษา เนื่องจากระบบทะเบียน ระบบเรียนออนไลน์ ฐานข้อมูลนักศึกษา และงานวิจัย ล้วนต้องพึ่งพาข้อมูลดิจิทัล หากระบบถูกโจมตีอาจทำให้การเรียนการสอนและการดำเนินงานหยุดชะงัก

ข้อมูลจาก IBM ระบุว่า ภาคการศึกษาอยู่ใน 10 อุตสาหกรรมที่ตกเป็นเป้าหมายการโจมตีทางไซเบอร์ โดย Ransomware และ Adware เป็นรูปแบบการโจมตีสำคัญ ขณะที่ต้นทุนเฉลี่ยจากเหตุข้อมูลรั่วไหลของสถาบันการศึกษาอยู่ที่ 3.86 ล้านดอลลาร์สหรัฐต่อเหตุการณ์ หรือมากกว่า 130 ล้านบาท

ความเสียหายจึงไม่ได้จำกัดอยู่เฉพาะระบบไอที แต่ยังอาจกระทบงบประมาณ การดำเนินงาน ตลอดจนความเชื่อมั่นของนักศึกษา ผู้ปกครอง และบุคลากร

Data Governance จากภารกิจไอทีสู่ยุทธศาสตร์องค์กร

Synology มองว่า การเปลี่ยนผ่านสู่ดิจิทัลในภาคการศึกษาไทยตลอดทศวรรษที่ผ่านมา ทำให้ระบบบริหารจัดการนักศึกษา แพลตฟอร์มเรียนออนไลน์ เครื่องมือทำงานร่วมกัน และระบบกล้องวงจรปิดเข้ามาเป็นส่วนหนึ่งของการดำเนินงาน

ผลที่ตามมาคือข้อมูลมีทั้งปริมาณ ความหลากหลาย และความซับซ้อนเพิ่มขึ้น คำถามขององค์กรจึงเปลี่ยนจาก “จะเก็บข้อมูลไว้ที่ใด” ไปสู่ “จะบริหารข้อมูลอย่างไรให้ปลอดภัย ควบคุมได้ และสร้างคุณค่าให้กับองค์กร”

ทำให้ Data Governance ไม่ควรถูกมองเป็นเพียงประเด็นทางเทคนิคของฝ่ายไอที แต่ควรยกระดับเป็นวาระของผู้บริหาร โดยครอบคลุมตั้งแต่การระบุว่าข้อมูลสำคัญอยู่ที่ใด ใครสามารถเข้าถึงข้อมูลได้ การบันทึกและตรวจสอบการใช้งาน ไปจนถึงความสามารถในการกู้คืนข้อมูลและระบบเมื่อเกิดเหตุผิดปกติ

สำหรับสถาบันการศึกษา ข้อมูลถือเป็นทรัพย์สินสำคัญขององค์กร ทั้งข้อมูลนักศึกษา บุคลากร งานวิจัย และข้อมูลด้านการบริหาร จึงจำเป็นต้องได้รับการดูแลตลอดวงจรชีวิตของข้อมูล

On-Premises วางรากฐานควบคุมข้อมูล

Synology ระบุว่า เมื่อข้อมูลของสถาบันการศึกษามีปริมาณและความสำคัญเพิ่มขึ้น การวางโครงสร้างพื้นฐานแบบ On-Premises สามารถช่วยให้องค์กรควบคุมการจัดเก็บ การเข้าถึง และการรักษาความปลอดภัยของข้อมูลได้โดยตรง พร้อมกำหนดระบบให้สอดคล้องกับนโยบายและข้อกำหนดขององค์กร

โครงสร้างพื้นฐานดังกล่าวเหมาะกับข้อมูลส่วนบุคคล ข้อมูลงานวิจัย ระบบงานหลัก ตลอดจนระบบสำรองและกู้คืนข้อมูล อีกทั้งช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการเข้าถึงข้อมูลภายใน และทำให้องค์กรสามารถวางแผนต้นทุนระยะยาวได้ชัดเจนขึ้น

การลงทุนใน On-Premises Infrastructure จึงเป็นหนึ่งในแนวทางสร้าง Data Ownership ให้สถาบันการศึกษาสามารถควบคุมข้อมูลของตนเอง ขณะเดียวกันยังสามารถออกแบบระบบให้รองรับการขยายตัวของข้อมูลในอนาคต

4 หลักคิดสร้าง Data Infrastructure ระยะยาว

Synology เสนอ 4 หลักคิดสำหรับสถาบันการศึกษาในการวางระบบ Data Infrastructure ได้แก่

• Data Ownership ควบคุมข้อมูลสำคัญให้สามารถระบุได้ว่าข้อมูลอยู่ที่ใด ใครเข้าถึงได้ และถูกใช้งานภายใต้นโยบายใด
• Data Governance วางกรอบการจัดการข้อมูล กำหนดสิทธิ์ บันทึกประวัติการใช้งาน และตรวจสอบข้อมูลได้
• Cyber Resilience มีระบบป้องกัน สำรอง และกู้คืนข้อมูลที่ผ่านการทดสอบ เพื่อให้ระบบสำคัญกลับมาทำงานได้รวดเร็ว
• Sustainable Investment ประเมินต้นทุนตลอดอายุการใช้งาน และออกแบบโครงสร้างพื้นฐานให้สามารถขยายตามปริมาณข้อมูลที่เพิ่มขึ้น

เปิดเคสการศึกษา ลดต้นทุน-เพิ่มประสิทธิภาพ

กรณีศึกษาจากสถาบันการศึกษาไทยสะท้อนผลลัพธ์ของการนำ Data Infrastructure มาบริหารจัดการข้อมูลในระดับองค์กร โดยโรงเรียนนานาชาติแห่งหนึ่งสามารถลดค่าใช้จ่ายด้านซอฟต์แวร์สำรองข้อมูลได้มากกว่า 300,000 บาทต่อปี พร้อมเพิ่มความสามารถในการกู้คืนระบบเมื่อเกิดเหตุไม่คาดคิด

ขณะที่มหาวิทยาลัยของรัฐแห่งหนึ่งสามารถรองรับผู้ใช้งานมากกว่า 40,000 คน ผ่านระบบจัดเก็บไฟล์และทำงานร่วมกันแบบรวมศูนย์ ช่วยลดความซับซ้อนในการบริหารข้อมูล และทำให้สามารถวางแผนต้นทุนระยะยาวได้ชัดเจนขึ้น

ส่วนสถาบันการศึกษาเอกชนอีกแห่งสามารถบริหารระบบกล้องวงจรปิดต่างยี่ห้อมากกว่า 600 ตัว จากศูนย์กลางเดียว ช่วยลดความซับซ้อนในการดูแลระบบและเพิ่มประสิทธิภาพด้านความปลอดภัยภายในวิทยาเขต

Synology มองว่า ความสามารถในการบริหารข้อมูลจะกลายเป็นหนึ่งในขีดความสามารถหลักของสถาบันการศึกษาในอนาคต โดยข้อมูลไม่ใช่เพียงสิ่งที่ต้องจัดเก็บ แต่เป็นสินทรัพย์ที่ต้องบริหาร ปกป้อง และนำไปสร้างคุณค่า

การวาง Data Infrastructure ที่เหมาะสมจึงมีบทบาททั้งต่อการควบคุมต้นทุน การรักษาความต่อเนื่องของการเรียนการสอนและการบริหารงาน การปกป้องข้อมูล และการสนับสนุนงานวิจัย ซึ่งเป็นปัจจัยสำคัญต่อความสามารถในการแข่งขันของสถาบันการศึกษาไทยในระยะยาว