ดีซีแนะกลยุทธ์สื่อสารฝ่าโควิดเปิดคอร์สเทรนนิ่งออนไลน์

ดร. ดนัย จันทร์เจ้าฉาย  ประธานที่ปรึกษา บริษัท ดีซี คอนซัลแทนส์ แอนด์ มาร์เก็ตติ้ง คอมมูนิเคชันส์ จำกัด เผยว่า การระบาดของโรคไวรัสโคโรนาสายพันธ์ใหม่ 2019 หรือ โควิด-19 ส่งผลกระทบอย่างรุนแรงต่อวิถีชีวิต  และการดำเนินกิจกรรมของทุกภาคส่วนทั่วประเทศ ทำให้ทุกองค์กรต้องกลับมาทบทวนและให้ความสำคัญกับการสื่อสารในภาวะวิกฤติ  ทั้งนี้ต้องสร้างความเข้าใจภายในองค์กรก่อน  วางแผนการสื่อสารภายใน-ภายนอก ให้เข้าใจตรงกัน ควบคุมประเด็นในการสื่อสาร นำเทคโนโลยีมาใช้ให้เป็นประโยชน์ เช่น การสื่อสารผ่านช่องทางออนไลน์ต่างๆ  การให้ข้อมูลผ่านอินโฟกราฟิกให้เข้าใจง่าย โดยต้องให้ความสำคัญกับสวัสดิภาพความปลอดภัยของคนในองค์กร ในขณะเดียวกันต้องพยายามในการปฏิบัติงานให้ได้อย่างต่อเนื่องไม่สะดุด เน้นการสร้างความร่วมมือร่วมใจฝ่าวิกฤติไปด้วยกัน  และต้องมีการสื่อสารอย่างต่อเนื่อง  เพื่อเน้นย้ำสาระสำคัญให้เป็นที่รู้กันทั่วถึงและจดจำได้ อาจมีการเปลี่ยนรูปแบบในการสื่อสารหรือข้อความบ้างแต่คงใจความเดิม เพื่อคงความสดใหม่ ทำให้คนสนใจ

ซึ่งเมื่อเร็ว ๆ นี้ ดีซี คอนซัลแทนส์  ได้จัดการสัมมนาออนไลน์ หลักสูตรการสื่อสารในภาวะวิกฤติ (Crisis Communication) ผ่านโปรแกรม  Zoom Meeting ให้กับหน่วยงานในสังกัดกรมสรรพากรทั่วประเทศ  ซึ่งมีเนื้อหาครอบคลุมเรื่องการบริหารจัดการการสื่อสารในภาวะวิกฤติ  การจัดการข้อมูลและประเด็นในการสื่อสาร และการให้ข้อมูลกับสื่อออนไลน์-ออฟไลน์ โดยมีผู้บริหารระดับสูงและบุคลากรของกรมสรรพากรและหน่วยงานในสังกัดทั่วประเทศ เข้าร่วมการสัมมนา

โดยดร.เอกนิติ นิติทัณฑ์ประภาศ อธิบดีกรมสรรพากร กล่าวว่า กรมสรรพากรเป็นหนึ่งในผู้นำด้านการนำเทคโนโลยีมาประยุกต์ใช้อย่างหลากหลาย  ทั้งในด้านการส่งเสริมการปฏิบัติภารกิจขององค์กร และการเรียนการสอนเพิ่มทักษะบุคลากรทางออนไลน์ รวมถึงการสัมมนาในครั้งนี้  ซึ่งเป็นช่วงของการแพร่ระบาดของโรคโควิด-19 ทางกรมได้เผชิญความท้าทายหลายอย่าง ทั้งในด้านการดำเนินงานขององค์กร การสื่อสารกับหน่วยงานในสังกัดที่มีอยู่ทั่วประเทศ และการสื่อสารกับประชาชนผู้ใช้บริการ โดยเราให้ความสำคัญอย่างยิ่งกับการดูแลสุขภาพและความปลอดภัยของเจ้าหน้าที่ผู้ปฏิบัติงาน ควบคู่กับการให้บริการประชาชนและปฏิบัติหน้าที่ขององค์กรที่มีความสำคัญต่อประเทศชาติ ทางกรมสรรพากรเชื่อว่าเนื้อหาสาระและคำแนะนำที่ได้รับจากการสัมมนาในครั้งนี้จะเป็นประโยชน์ในการปรับปรุงการทำงานให้มีประสิทธิภาพมากขึ้นต่อไป

ทั้งนี้ ดร.ดนัย ได้ให้หลักสำคัญในการสื่อสารในภาวะวิกฤติ 3 ประการ คือ
1. ต้องวางแผนการสื่อสารทั้งภายในและภายนอกองค์กรในภาวะวิกฤติ  ทั้งเชิงรุกและเชิงรับ  พร้อมนำไปปฏิบัติทันที ควรวางแผนรองรับเหตุฉุกเฉินหรือ disruption ต่างๆ ให้ครอบคลุมทั้งเชิงรุกและเชิงรับ ให้ความสำคัญกับความปลอดภัยและความโปร่งใส พร้อมทั้งกำหนดทีมงาน ผู้มีส่วนในการตัดสินใจ รวมถึงมีการสื่อสารในองค์กรล่วงหน้าให้ทุกคนในองค์กรเข้าใจตรงกันเกี่ยวกับมาตรการต่างๆ เตรียมการทุกด้านที่เกี่ยวข้องให้พร้อม สามารถนำไปปฏิบัติได้ทันทีอย่างมีประสิทธิภาพ

2. การสื่อสารอย่างโปร่งใส ด้วยความฉับไวทันท่วงที มีความยืดหยุ่นและจริงใจ คือหัวใจสำคัญในการเปลี่ยนวิกฤติให้เป็นโอกาส และส่งเสริมภาพลักษณ์ให้ดียิ่งขึ้น  องค์กรต้องใส่ใจทุกคนในองค์กรรวมถึงผู้มีส่วนได้ส่วนเสียอย่างทั่วถึง  เริ่มต้นจากการสื่อสารเพื่อสร้างความเข้าใจที่ถูกต้องเกี่ยวกับการแพร่ระบาดและการดูแลสุขภาพอนามัยของบุคลากรภายในองค์กรทั้งหมด  รวมทั้งการเพิ่มมาตรการป้องกันการแพร่เชื้อ  เพื่อให้กระบวนการทำงานมีความปลอดภัยมากยิ่งขึ้น พร้อมกันนี้ต้องขจัดความเชื่อและความเข้าใจที่ผิดด้วยการให้ข้อมูลที่ถูกต้องอย่างรวดเร็ว ต้องก้าวทันสถานการณ์และพร้อมชี้แจงแนวทางการรับมือ ด้วยข้อมูลที่ถูกต้องชัดเจน

3. แยก Fact vs. Fake News ป้องกันความสับสนของข้อมูลข่าวสาร และพร้อมตอบสนองต่อสถานการณ์ได้ทุกที่ ไม่ว่าจะทำงานจากที่บ้านหรือทำงานในออฟฟิศ  ทุกฝ่ายจะต้องวางแผนและเตรียมการรองรับสถานการณ์ที่คาดไม่ถึงต่างๆ เพื่อให้สามารถดำเนินงานได้อย่างต่อเนื่องไม่ติดขัด เพื่อให้ทุกฝ่ายที่เกี่ยวข้องได้รับผลกระทบน้อยที่สุด ซึ่งในยุคนี้มีเทคโนโลยีการสื่อสารสมัยใหม่ที่เข้ามาช่วยในการสื่อสารกับสื่อมวลชนและประชาชนทั่วไป รวมถึงการสื่อสารภายในองค์กร เช่น การแถลงข่าวออนไลน์ผ่านโซเชียลมีเดียต่างๆ หรือการประชุมและจัดการอบรมผ่านแอพพลิเคชันที่มีให้เลือกมากขึ้นตามสถานการณ์ที่เปลี่ยนแปลงไปของโลก