ช่วงต้นปีแบบนี้คอนโดมิเนียมหลายๆแห่งก็ต้องเตรียมตัวจัดประชุมใหญ่สามัญประจำปี หากคอนโดมิเนียมแห่งใดที่เจ้าของร่วมให้ความร่วมมือในการเข้าประชุมจนครบองค์ประชุม ก็จะทำให้การประชุมสามารถผ่านไปได้ง่าย แต่ในทางกลับกันบางแห่งนิติบุคคลไม่สามารถจัดการประชุมได้ เพราะเจ้าของร่วมมาประชุมไม่ครบ 1 ใน 4 ซึ่งหากเป็นดังนี้ก็ถือว่าขัดต่อ พ.ร.บ. อาคารชุด และต้องดำเนินการจัดให้มีการประชุมวิสามัญฯอีกครั้งภายใน 15 วัน
แต่หากนิติบุคคลได้ส่งจดหมายเชิญประชุมให้อย่างทั่วถึงและถูกต้องแล้วแต่เจ้าของร่วมยังไม่ให้ความสนใจมาร่วมประชุม ก็อาจจะทำให้เกิดปัญหาหลายอย่างขึ้นได้ ดังจะเห็นได้จากข่าวเกี่ยวกับการเข้าไปซื้อห้องชุดเพื่อให้ตนเองและพวกพ้องมีอำนาจในการเป็นกรรมการบริหาร เป็นต้น โดยเฉพาะคอนโดมิเนียมที่สามารถเก็บค่าส่วนกลางได้เกือบครบ 100% แต่เจ้าของร่วมไม่ค่อยมีเวลาสนใจวิเคราะห์งบการเงินประจำปี อาทิ การตรวจสอบค่าประกันตึกว่าสูงกว่าความเป็นจริงหรือไม่ หรือคณะกรรมการได้นำค่าส่วนกลาง หรือเงินกองทุนไปลงทุนหรือใช้จ่ายตามความต้องการของพวกพ้อง หรือก่อให้เกิดประโยชน์ส่วนตนหรือไม่ การจัดซื้อจัดจ้างมีความจำเป็น และอยู่ในราคาที่สมเหตุสมผลหรือไม่
ดังนั้นการเป็นเจ้าของคอนโดมิเนียม จึงควรจะทราบเรื่องสำคัญขั้นพื้นฐานโดยเฉพาะระเบียบข้อบังคับต่างๆภายหลังจากได้รับโอนห้องชุด ไม่ว่าจะเป็นเรื่องของระเบียบข้อบังคับของนิติบุคคลอาคารชุดฯ ระเบียบการพักอาศัย และความเข้าใจในรูปแบบการบริหารงานของนิติบุคคลอาคารชุดฯ พร้อมทั้งเข้าร่วมประชุมอย่างสม่ำเสมอ
ตามกฎหมายกำหนดให้นิติบุคคลอาคารชุด จะต้องจัดให้มีการประชุมใหญ่สามัญเจ้าของร่วมครั้งแรก ภายใน 180 วัน หลังจากการจัดตั้งนิติบุคคลอาคารชุดฯ และในปีถัดมาจะต้องจัดการประชุมใหญ่ฯภายใน 120 วัน หลังปิดรอบบัญชีของนิติบุคคลอาคารชุด ซึ่งในการประชุมจะให้เจ้าของร่วมทุกคนลงเสียงเพื่อรับรองวาระต่างๆ ดังนี้ 1.รายงานผลการดำเนินการฝ่ายจัดการ ในรอบปีที่ผ่านมา เพื่อแจ้งให้ทราบถึงผลการดำเนินงานในรอบปีที่ผ่านมาที่ฝ่ายจัดการได้มีการดำเนินการทางด้านต่างๆ ทั้งงานบริหารจัดการ งานช่าง งานดูแลความสะอาด รักษาความปลอดภัย ฯลฯ
2.การรับรอง/แต่งตั้งผู้จัดการนิติบุคคลอาคารชุด (ทุก 2 ปี) ซึ่งได้รับการจดทะเบียนขึ้นมาพร้อมกับนิติบุคคล โดยทั่วไปผู้จัดการนิติบุคคลฯ รายแรก จะเป็นตัวแทนของทางเจ้าของโครงการ ท่านเจ้าของร่วมควรจะตรวจสอบให้ดี ว่ามีความโปร่งใส ในการบริหารงาน, การบริหารค่าใช้จ่าย, การควบคุมงานของคู่สัญญาต่างๆ หรือไม่ 3.รับรองรายงานสถานะการเงิน , งบประมาณประจำปี และการแต่งตั้งผู้ตรวจสอบบัญชีประจำปี การศึกษาสถานะการใช้จ่ายของนิติบุคคล จะสามารถทำให้เข้าใจการบริหารงานของนิติบุคคลได้มากขึ้น และยังสามารถแสดงความคิดเห็น/เสนอแนะแนวทางในการควบคุม หรือเพิ่มเติมค่าใช้จ่ายในส่วนต่างๆ ได้
4.การแต่งตั้งคณะกรรมการนิติบุคคลอาคารชุด (ทุก 2 ปี) การคัดเลือกตัวแทนของเจ้าของร่วมทั้งหมดภายในอาคารชุด มาเป็นตัวแทนในการควบคุม/บริหารจัดการนิติบุคคล โดยสามารถแต่งตั้งได้จำนวนไม่น้อยกว่า 3 ท่าน และไม่เกิน 9 ท่าน มีรอบการดำรงตำแหน่งคราวละ 2 ปี เจ้าของร่วมควรศึกษาข้อมูลผู้สมัคร ว่ามีคุณสมบัติเหมาะสม และไว้วางใจได้หรือไม่ 5.การพิจารณาเรื่องอื่น ๆ โดยในส่วนนี้เป็นหัวข้อ หรือวาระที่ผันแปรไปตามความเหมาะสมของแต่ละนิติบุคคล เจ้าของร่วมอาจนำข้อเสนอแนะ หรือหัวข้อน่าสนใจอื่น ๆ มาร่วมหารือกันในที่ประชุมฯ เพื่อให้เป็นประโยชน์ในการบริหารงานทั้งในปัจจุบัน หรืออนาคตต่อไปได้
สำหรับการประชุมใหญ่ฯครั้งแรก จะมีอีก 2 วาระที่สำคัญไม่แพ้กันคือ การรับรองข้อบังคับของนิติบุคคล สาระสำคัญส่วนมากจะเป็นไปตามเนื้อหาของมาตราต่างๆ ในพระราชบัญญัติอาคารชุดฯ แต่ก็มีบางส่วนที่ผันแปรไปตามความเหมาะสมของแต่ละโครงการ หรือเป็นไปตามแนวทางและเจตนารมของทางเจ้าของโครงการที่วางไว้ เช่น อัตราค่าใช้จ่ายส่วนกลาง, รอบการเรียกเก็บค่าส่วนกลาง, อัตราเงินกองทุนครั้งแรก รวมทั้งเงื่อนไขการชำระค่าใช้จ่ายส่วนกลาง ซึ่งหากพบข้อสงสัย ก็ควรนำมา หารือร่วมกัน ก่อนที่จะพิจารณาลงมติรับรองในข้อบังคับนั้นๆ
อีกหนึ่งวาระที่สำคัญคือการรับรองระเบียบพักอาศัย ของนิติบุคคลฯ ระเบียบการพักอาศัยนี้จะถูกกำหนดให้สอดคล้องกับรูปแบบความเป็นอยู่ของคอนโดมิเนียมนั้นซึ่งถือเป็นกฎเกณฑ์ภายใน ที่ออกแบบขึ้นเพื่อควบคุมให้ผู้พักอาศัยอยู่ร่วมกันอย่างเป็นระเบียบ ทั้งนี้ หากท่านเจ้าของร่วม เห็นว่า ไม่เหมาะสมกับลักษณะความเป็นอยู่ของคอนโดนั้น ๆ ก็อาจนำเสนอให้แก้ไขได้ เช่น เวลาการเปิดปิดห้องออกกำลังกาย, สระว่ายน้ำ, เป็นต้น
คอนโดมิเนียมก็เปรียบเสมือนบ้านของเจ้าของร่วมทุกท่าน หากเจ้าของร่วมทุกท่านให้ความสนใจตรวจสอบ หรือสละเวลาเข้ามาร่วมเป็นคณะกรรมการก็จะทำให้การตรวจสอบค่าใช้จ่ายเหล่านี้เป็นไปอย่างรัดกุมขึ้น ดังนั้นการเลือกผู้บริหารอาคารที่มีความเป็นมืออาชีพและมีความน่าเชื่อถือจึงสำคัญมาก
จากหนังสือพิมพ์ฐานเศรษฐกิจ ปีที่ 37 ฉบับที่ 3,239
วันที่ 26 กุมภาพันธ์ - 1 มีนาคม พ.ศ. 2560