Digital Tools ประตูสู่ออฟฟิศยุคใหม่

การแพร่ระบาดของไวรัสโควิด-19 เข้ามามีอิทธิพลต่อการดำเนินชีวิตของผู้คนในสังคมทุก ๆ ด้านชนิดรวดเร็วฉับพลัน โดยเฉพาะวิถีชีวิตของมนุษย์ออฟฟิศที่ต้องเปลี่ยนไปอย่างสิ้นเชิง ด้วยมาตรการการ Work form Home เพื่อเว้นระยะห่าง ควบคุมการแพร่ระบาดของไวรัส ที่มีนัยสำคัญต่อรูปแบบการทำงานในอนาคต องค์กรส่วนมากได้เรียนรู้ ทดลองและมองเห็นข้อดีของการ Work from home ที่ช่วยลดต้นทุนแต่ยังคงประสิทธิผลที่ดีได้ ในขณะที่ฝั่งพนักงานเอง การทำงานที่บ้านก็ทำให้ประสิทธิภาพของงานดีขึ้นเช่นกัน เพราะสามารถโฟกัสกับงานได้เต็มที่ ไม่ต้องเครียดและเสียเวลากับการเดินทาง ที่ผ่านมาองค์กรชั้นนำของโลกหลายแหล่งเริ่มให้พนักงาน Work from Home แบบถาวร และได้รับการนิยมแพร่หลาย อย่างไรก็ตาม การมาทำงานในออฟฟิศก็ยังมีความสำคัญอยู่ไม่น้อย เพื่อรักษาวัฒนธรรม และความสัมพันธ์ (Engagement) ของคนทั้งในและนอกองค์กร เช่น การดูแลและให้บริการลูกค้า สิ่งที่กล่าวมาเหล่านี้ ล้วนนำไปสู่ New Working Trend หรือรูปแบบการทำงานของออฟฟิศยุคใหม่ ที่มีความยืดหยุ่นของคนทำงานแต่คงความเป็นองค์กรประสิทธิภาพพร้อมแข่งขันในทุกสถานการณ์

นางสาวกษมา เจตน์จรุงวงศ์ ผู้ร่วมก่อตั้งและกรรมการผู้จัดการ บริษัท อัลมอนด์ ดิจิทัล กรุ๊ป (Almond Digital Group) สตาร์ทอัพสัญชาติไทยผู้ให้บริการด้านการพัฒนานวัตกรรมเพื่อเพิ่มมูลค่าธุรกิจด้วยการสร้างประสบการณ์ใหม่ให้กับตลาดและผู้บริโภค ชี้ให้เห็นว่า การนำ Digital Tools มาประยุกต์ใช้ในองค์กร คือ หัวใจสำคัญในการก้าวสู่ Digital Workplaceเพื่อรับมือ New Working Trend ที่เปลี่ยนไปในปัจจุบัน ผ่าน การนำเครื่องมือดิจิทัลต่าง ๆ ที่เข้ามาช่วยทรานส์ฟอร์มองค์กรสู่การเป็น Digital Workplace ทำให้การทำงานในองค์กรสะดวก มีประสิทธิภาพ สามารถเห็นกระบวนการทำงานของแต่ละทีม พร้อมทั้งแบ่งปันข้อมูลการทำงานได้ง่ายและสะดวกมากขึ้น ประหยัดเวลาในการทำงานและมีการบันทึกข้อมูลต่าง ๆ ไว้แบบอัตโนมัติ  ไม่ว่าจะเป็นเครื่องมือสำหรับประชุม ติดต่อพูดคุยทางวิดีโอ หรือการสัมมนาผ่านเว็บ (Video Meetings and Webinars) เครื่องมือสำหรับการทำงานร่วมกัน (Collaboration Tools) ซึ่งเครื่องมือเหล่านี้ นอกจากจะช่วยให้พนักงานสามารถทำงานจากการระยะไกล (remote working) ยังช่วยเก็บและรวบรวมข้อมูลต่าง ๆ ในองค์กร เพื่อนำมาประกอบการตัดสินใจต่าง ๆ และขับเคลื่อนองค์กรไปข้างหน้าแบบ Data Driven ได้อีกด้วย

ปัจจุบันมีหลายแพลตฟอร์มที่ถูกพัฒนาขึ้นมารองรับการทรานส์ฟอร์มองค์กรสู่การเป็นDigital Workplace อย่างสมบูรณ์แบบ หนึ่งในนั้นคือ Microsoft Teams แพลตฟอร์มศูนย์กลางการทำงานร่วมกันที่กำลังได้รับความนิยม ซึ่งจากสถิติของ Microsoft  พบว่าในช่วงวิกฤตโควิด-19 มีผู้ใช้งานเพิ่มขึ้นจากเดิมถึง 3-4 เท่า โดยสถิติการใช้งานพบว่า เมื่อวันที่ 11 มีนาคม 2563 ยังคงอยู่ที่ 32 ล้านคนต่อวัน ซึ่งยังเป็นไปตามแนวโน้มความเติบโตปกติ แต่เพียงสัปดาห์เดียว ยอดผู้ใช้ก็สูงขึ้นกลายเป็น 44 ล้านคนเมื่อวันที่ 18 มีนาคม 2563

สิ่งหนึ่งที่ทำให้ Microsoft Teams กลายเป็นแพลตฟอร์มที่สามารถตอบโจทย์การทรานส์ฟอร์มออฟฟิศให้กลายเป็น Digital Workplace คือความสามารถในการตอบโจทย์คนทำงานทุกเพศ ทุกวัย ในรูปแบบของ Chat Space ที่สามารถแชร์ไฟล์การทำงานร่วมกันได้ทุกที่ แบบไร้รอยต่อ สามารถแก้ไขได้บนไฟล์เดียวกันได้ เหมือนเป็น ฮับ(Hub) ศูนย์กลางให้ทุกคนสามารถทำงานร่วมกันได้ง่าย ๆ บน แพลตฟอร์มเดียว นอกจากทำงานออนไลน์ร่วมกันอย่างมีประสิทธิภาพ เป็นแพลตฟอร์มองค์กรชั้นนำต่าง ๆ ของโลกนำมาใช้งานด้วยมีความปลอดภัยของข้อมูล (Data Security)อย่างมาก และยังสามารถดัดแปลง ประยุกต์ให้เป็นช่องทางสำหรับสังสรรค์ ผ่านช่องทางออนไลน์ เพื่อรักษาความสัมพันธ์ที่ดีของผู้ร่วมงาน เมื่อไม่ได้มาเจอกันอีกด้วย

นอกจาก Digital Tools บนแพลตฟอร์ม Microsoft Teams ที่เป็นประโยชน์กับการทำงาน ยังมีฟังก์ชันอื่น ๆ เช่น Design Idea ในโปรแกรม Power Point ซึ่งเหมือนเป็น Designer ส่วนตัวให้กับผู้ใช้งาน สามารถออกแบบ เพิ่มรูปภาพได้ง่ายไม่ซับซ้อน และยังสามารถตรวจจับคีย์เวิร์ด ว่าผู้ใช้ต้องการจะแสดงผลออกมาในรูปแบบใด ช่วยให้การออกแบบ Presentation Slide มีจุดเด่นสวยงามได้ง่ายขึ้นมาก รวมถึงฟีเจอร์อย่าง Timeline ในแพลตฟอร์ม Windows 10 ถือเป็นอีกหนึ่งเครื่องมือ ที่ตอบโจทย์พนักงานออฟฟิศ โดยสามารถใช้เป็นหน่วยความจำส่วนตัว (Memory) ให้สามารถย้อนดูไฟล์ต่าง ๆ ด้วยการแสดงผลให้เห็นว่าช่วงเดือนที่ผ่านมา มีการเปิดไฟล์ไหนบ้าง ทำให้สะดวกในการค้นหาและลดเวลาค้นหาไฟล์งานได้มาก

ที่สำคัญ Digital Tools ยังสามารถนำมาประยุกต์ใช้ เพื่อช่วยพนักงานและทีมทำงานหลังบ้าน อย่างแผนกบุคคล (HR) ให้สามารถทำงานได้ง่ายและสะดวกยิ่งขึ้น โดยมี AssistMe พัฒนาขึ้นมาโดย Almond เป็นแชทบอทอัจฉริยะสำหรับองค์กรผู้ช่วยสำคัญบนแพลตฟอร์ม Microsoft Teams ที่สามารถช่วยตอบปัญหาต่าง ๆ กดเข้าออกงาน แจ้ง ขาด ลา มาสาย แจ้งปัญหาที่เกิดในออฟฟิศ เช่น แอร์ไม่เย็น ไฟดับ น้ำรั่ว จบได้ในแอปเดียว ช่วยลดงานเอกสาร รวมถึงเรื่องการเข้าถึง และวิเคราะห์ข้อมูลภายในบริษัทให้ง่ายยิ่งขึ้น

 จะเห็นได้ว่าการนำ Digital Tools เข้ามาใช้ในออฟฟิศ ถือเป็นจุดเริ่มต้นที่ทำให้ทุกคนในองค์กรเกิด Learning Culture เปลี่ยนแนวความคิดอยากเรียนรู้ รวมถึงการพัฒนาทักษะใหม่ ๆ อยู่ตลอดเวลา โดยในปัจจุบันมี Digital Tools หลายแพลตฟอร์มให้ออฟฟิศ สามารถเลือกนำมาใช้เพื่อตอบโจทย์การทำงานที่เปลี่ยนไป ไม่เพียงแต่จะช่วยให้สะดวกสบาย ในติดต่อพูดคุย ทำงานร่วมกันได้แล้ว ยังสามารถพัฒนาภาพรวมการดำเนินธุรกิจให้ดีขึ้นด้วยเช่นกัน ที่สำคัญ Digital Tools ไม่เพียงแต่จะช่วยลดความซ้ำซ้อนของการทำงาน และลดต้นทุนได้เป็นอย่างดีแล้ว ยังถือเป็นส่วนสำคัญที่มาเติมเต็มและทำให้เกิดประสบการณ์การทำงานที่ดีของพนักงานในองค์กรอีกด้วย (Employee Experience)