รายงานข่าวจากตลาดหลักทรัพย์แห่งประเทศไทย (ตลท.) เปิดเผยว่า สืบเนื่องจากสถานการณ์การแพร่ระบาดของ COVID-19 ซึ่งอาจส่งผลกระทบต่อการจัดประชุมสามัญผู้ถือหุ้นประจำปี (AGM) ของบริษัทจดทะเบียน (บจ.) ที่จะต้องจัดขึ้นภายใน 4 เดือนนับแต่วันสิ้นสุดรอบปีบัญชีของบริษัท ดังนั้น เพื่อให้บจ.สามารถดำเนินการจัดประชุม AGM ได้ตามที่กำหนดไว้ในกฎหมายภายใต้สถานการณ์ดังกล่าว ตลาดหลักทรัพย์ฯ จึงขอเผยแพร่แนวทางดำเนินการในการจัดประชุม AGM ของบริษัทจดทะเบียน ดังนี้
1. การจัดประชุม AGM จำเป็นจะต้องมีผู้ถือหุ้นเข้าร่วมประชุมครบเป็นองค์ประชุมตามที่กำหนดไว้ในกฎหมาย คือ มีผู้ถือหุ้นเข้าร่วมประชุมจำนวนไม่น้อยกว่า 25 ราย และผู้ถือหุ้นดังกล่าวต้องถือหุ้นรวมกันไม่น้อยกว่า 1 ใน 3 ของจำนวนหุ้นที่จำหน่ายได้ทั้งหมด (องค์ประชุมดังกล่าวถือเป็นเกณฑ์ขั้นต่ำตามที่กำหนดไว้ในกฎหมาย)
2. เนื่องจากการจัดประชุม AGM จะเป็นการรวมกันของคนหมู่มาก ซึ่งเป็นปัจจัยเสี่ยงต่อการแพร่ระบาดของ COVID-19 ดังนั้น เพื่อป้องกันการแพร่ระบาดของ COVID-19 บจ.จึงควรที่จะมีข้อแนะนำและชี้แจงให้ผู้ถือหุ้นพิจารณาถึงแนวทางการมอบฉันทะโดยผู้ถือหุ้นให้แก่กรรมการอิสระ แทนการเข้าร่วมประชุม AGM ด้วยตนเอง
3. ในกรณีที่บจ.จะมีการอำนวยความสะดวกเพิ่มเติมให้แก่ผู้ถือหุ้นที่อาจจะไม่มาร่วมประชุมด้วยตนเองได้มีส่วนร่วมในการประชุม AGM บจ.อาจจะพิจารณาจัดให้มีการเผยแพร่การประชุม AGM ผ่านทางช่องทางต่าง ๆ เช่น Facebook Live, WEB Ex, Zoom, Webinar เป็นต้น รวมถึงอาจจะจัดให้มีการเปิดรับคำถามที่เกี่ยวข้องกับวาระการประชุมจากผู้ถือหุ้นผ่านทางช่องทางต่าง ๆ ก่อนหรือในระหว่างการประชุม AGM ด้วยก็ได้ และบจ.อาจจะพิจารณาเกี่ยวกับการบันทึกการตอบคำถามของผู้ถือหุ้นดังกล่าวไว้ในรายงานการประชุม AGM ให้เป็นไปอย่างเหมาะสมด้วย ทั้งนี้ แต่ละบริษัทสามารถพิจารณาดำเนินการได้ตามที่เห็นสมควร นอกจากนี้ เพื่อให้ผู้ถือหุ้นที่อาจจะไม่มาร่วมประชุมได้รับทราบเกี่ยวกับการอำนวยความสะดวกที่จัดให้มีขึ้น ควรมีการระบุเรื่องดังกล่าวไว้ในหนังสือเชิญประชุม รวมทั้งควรจัดให้มีการเผยแพร่ข้อมูลดังกล่าวผ่าน Website ของบจ.หรือผ่านระบบเผยแพร่ข้อมูลของตลาดหลักทรัพย์ฯ (SET Link) ด้วย อย่างไรก็ดี การดำเนินการดังกล่าวจะถือเป็นเพียงการอำนวยความสะดวกให้แก่ผู้ถือหุ้นเท่านั้น โดยบจ.ยังคงมีหน้าที่ที่จะต้องจัดประชุม AGM ให้เป็นไปตามที่กฎหมายกำหนดไว้
4. กรมพัฒนาธุรกิจการค้าได้มีการออกประกาศเรื่องมาตรการรองรับการแพร่ระบาดของโรคติดเชื้อไวรัสโคโรนา 2019 ซึ่งอาจส่งผลกระทบต่อการจัดประชุมของนิติบุคคล พ.ศ. 2563 โดยกำหนดว่า “บริษัทมหาชนจำกัดรายใดที่ได้รับผลกระทบจากสถานการณ์การแพร่ระบาดของ COVID-19 จนทำให้เกิดเหตุขัดข้องไม่สามารถจัดประชุมหรือจัดประชุมล่าช้าเกินกว่าระยะเวลาที่กฎหมายกำหนด เมื่อได้ดำเนินการจัดประชุมแล้ว ให้มีหนังสือชี้แจงเหตุผลยื่นต่อนายทะเบียนเป็นรายกรณีไป” ดังนั้น หากบจ.รายใดมีการจัดประชุม AGM ล่าช้าเกินกว่าระยะเวลาที่กฎหมายกำหนด ขอให้บจ.รายนั้นดำเนินการตามแนวทางหรือคำแนะนำของกรมพัฒนาธุรกิจการค้าในเรื่องดังกล่าวต่อไป
5. เพื่อประโยชน์ในการดูแลสุขภาพของผู้ถือหุ้นและผู้ที่เกี่ยวข้องกับการประชุม AGM จึงขอแนะนำให้บจ.พึงปฏิบัติตามคำแนะนำของกรมควบคุมโรค กระทรวงสาธารณสุข เรื่อง การป้องกันควบคุมโรคไวรัสโคโรนา 19 (COVID-19) สำหรับการจัดการประชุม สัมมนา หรือกิจกรรมอี่นที่มีลักษณะใกล้เคียงกัน (สามารถดูรายละเอียดได้ที่ https://ddc.moph.go.th/viralpneumonia/int_activity.php) ทั้งนี้ บจ.ควรที่จะมีข้อแนะนำและชี้แจงเกี่ยวกับมาตรการของบริษัทในการป้องกันการแพร่ระบาดของ COVID-19 ไว้ในหนังสือเชิญประชุม รวมทั้งควรจัดให้มีการเผยแพร่ข้อมูลดังกล่าวผ่าน Website ของบริษัทหรือผ่านระบบเผยแพร่ข้อมูลของตลาดหลักทรัพย์ฯ (SETLink) ด้วย