ทำอย่างไรเมื่อต้องเดินทางติดต่อธุรกิจในต่างประเทศ
การทำผิดมารยาทในโลกธุรกิจและแนวทางแก้ไข
เราเชื่อว่าผู้ที่เดินทางติดต่อธุรกิจกับต่างประเทศทุกคนย่อมเคยประสบเหตุการณ์ที่ไม่มั่นใจหรือทำตัวไม่ถูก เมื่อต้องติดต่อธุรกิจกับต่างชาติในสถานการณ์ที่เป็นทางการอย่างน้อยสักหนึ่งครั้ง
ในความเป็นจริงแล้ว ผู้เดินทางทริปธุรกิจจำนวนหนึ่งในสาม (32%) เคยทำผิดมารยาททางสังคมระหว่างเดินทางไปติดต่อธุรกิจในต่างประเทศ ส่วนจำนวนเกือบครึ่ง (45%) เคยประสบเหตุการณ์ที่เพื่อนร่วมงานหรือผู้ติดต่อธุรกิจจากประเทศอื่นกระทำผิดมารยาททางสังคมเมื่อเยี่ยมชมสำนักงานของพวกเขา1
ผลการสำรวจโดย Booking.com กับผู้ที่เคยเดินทางไปต่างประเทศเพื่อติดต่อธุรกิจอย่างน้อย 4 ครั้งในปีที่ผ่านมา ทั้งชายและหญิง จำนวน 4,555 คน พบข้อผิดพลาด 8 ประการที่พบได้บ่อยจากการไม่ปฏิบัติตามธรรมเนียมโลกธุรกิจ จึงเป็นที่มาของการรวบรวมแนวทางแก้ไขอย่างแยบยลและมีสไตล์ซึ่งแนะนำโดยผู้เชี่ยวชาญด้านมารยาท เอเลน สวอนน์ ผู้อำนวยการสถาบัน ซาริตา ซึ่งเป็นสถาบันอบรมและพัฒนามารยาทสากล ซารา เจน โฮ และ บรรณาธิการและประธานสถาบันฝึกอบรมด้านมารยาทสากล ไคลส์ เอ็ตทิเก็ตต์ อาร์เดน ไคลส์ เพื่อช่วยให้ผู้ที่ต้องเดินทางติดต่อธุรกิจระหว่างประเทศสามารถมั่นใจได้ว่าจะสามารถติดต่อธุรกิจได้อย่างราบรื่นโดยไม่ทำผิดธรรมเนียมปฏิบัติของแต่ละวัฒนธรรม
มาดูกันว่าผู้เชี่ยวชาญแนะนำเราว่าอย่างไร
ข้อผิดพลาดที่ 1 – แต่งกายไม่เหมาะสม
เอเลน สวอนน์ ผู้เชี่ยวชาญด้านมารยาท แนะนำว่าเมื่อเดินทางไปต่างประเทศ ไม่ควรคาดเดาเองว่าควรแต่งกายเช่นไร จากผลสำรวจพบว่าผู้เดินทางทริปธุรกิจมากกว่า 1 ใน 3 (36%) แต่งกายไม่เหมาะสม จึงขอแนะนำให้ลองค้นหาข้อมูลเกี่ยวกับวัฒนธรรมด้านธุรกิจของประเทศจุดหมายก่อนออกเดินทาง โดยท่านอาจสอบถามข้อมูลล่วงหน้าเกี่ยวกับการแต่งกาย หรือดูข้อมูลของบริษัทในเว็บไซต์สื่อสังคมเพื่อค้นหาภาพถ่ายของพนักงานในโอกาสต่างๆ หากพบว่าเสื้อผ้าที่ท่านเตรียมมานั้นไม่เหมาะสม อย่าลืมกล่าวขอโทษและแก้ไขตามสมควรในครั้งถัดไปที่ต้องติดต่อธุรกิจ
ข้อผิดพลาดที่ 2 – แสดงท่าทางไม่เหมาะสม
เอเลน สวอนน์ กล่าวว่า แม้สัญลักษณ์มือ “โอเค” จะสื่อว่าทุกอย่างเป็นไปด้วยดี แต่คู่ค้าธุรกิจจากวัฒนธรรมอื่นหรือประเทศอื่นอาจตีความแตกต่างกัน ในความเป็นจริงแล้วสัญลักษณ์มือ “โอเค” และ “ชูหัวแม่โป้ง” ถือเป็นการหมิ่นประมาทในบางประเทศ วิธีที่ดีที่สุดสำหรับแก้ไขการแสดงท่าทางไม่เหมาะสมคือกล่าวขออภัยและดำเนินบทสนทนาต่อทันที คู่ค้าธุรกิจต่างประเทศส่วนใหญ่มักเข้าใจถึงความแตกต่างด้านวัฒนธรรมและพร้อมให้อภัยจากข้อผิดพลาดนี้
ข้อผิดพลาดที่ 3 – มุกตลกที่ไม่ตลกอย่างที่คิด
ความเงียบที่น่าอึดอัดและท่าทางลำบากใจของผู้ร่วมประชุมจะทำให้รู้ได้ทันทีว่าเรื่องเล่าขำขันของท่านไม่ได้รับผลตอบรับที่ดี หากเผลอพูดอะไรไม่สมควรออกไประหว่างประชุมธุรกิจ ให้ทิ้งเรื่องดังกล่าวไปเสียและวางตัวเหมือนไม่เคยเล่ามุกตลกนั้น รวมถึงเปลี่ยนหัวข้อสนทนาให้เป็นทางการมากขึ้น หากกังวลว่าการกระทำของท่านอาจส่งผลกระทบต่อความสัมพันธ์ ขอแนะนำให้พูดคุยกับอีกฝ่ายเป็นการส่วนตัวและกล่าวขอโทษอย่างตรงไปตรงมา เอเลน สวอนน์ ผู้เชี่ยวชาญด้านมารยาทแนะนำ
ข้อผิดพลาดที่ 4 – วิธีทักทายผู้ร่วมธุรกิจไม่เหมาะสม
เอเลน สวอนน์ ยังแนะนำอีกว่า ผู้เดินทางติดต่อธุรกิจทั่วโลกถึง 43% รู้สึกว่าการไม่ทักทายอีกฝ่ายอย่างเหมาะสมถือเป็นการทำผิดมารยาทที่พบได้บ่อย ตามหลักปฏิบัติในสถานการณ์ด้านธุรกิจหากอีกฝ่ายมีตำแหน่งอาวุโสกว่าก็ควรกล่าวถึงด้วยนามสกุล หลีกเลี่ยงการเรียกชื่อต้นจนกว่าจะได้รับอนุญาต หากพลั้งพลาดไปควรแก้ไขโดยกล่าวขอโทษและดำเนินบทสนทนาต่อ
ข้อผิดพลาดที่ 5 – ใช้คำศัพท์สแลง ภาษาหรือวลีเฉพาะกลุ่ม
ไม่ควรใช้คำศัพท์สแลงเมื่อสนทนาเพราะสื่อความไม่ชัดเจน รวมถึงอาจก่อให้เกิดความเข้าใจผิดว่าเป็นการหมิ่นประมาท หากเผลอใช้คำศัพท์สแลงควรกล่าวขอโทษทันที จากนั้นกล่าวประโยคซ้ำอีกครั้งโดยเลือกใช้คำที่ชัดเจนและเหมาะสมยิ่งขึ้น เอเลน สวอนน์ แนะนำวิธีแก้ไขสถานการณ์ไว้เช่นนั้น
ข้อผิดพลาดที่ 6 – วิธีแลกนามบัตรไม่เหมาะสมหรือเตรียมไม่พอจำนวน
ซารา เจน โฮ ผู้อำนวยการสถาบัน ซาริตา กล่าวว่า เรื่องแรกๆ ที่ชาวต่างชาติทำผิดพลาดในประเทศจีน (และในเอเชียตะวันออก) นั้นมักเกี่ยวกับนามบัตร ไม่ว่าจะเป็นลืมพกนามบัตรติดตัวระหว่างเดินทาง หรือเตรียมไม่พอจำนวน หรือวิธีแลกนามบัตรนั้นไม่ถูกต้อง ดังนั้น หากต้องเดินทางไปประเทศจีน อย่าลืมเตรียมนามบัตรและเตรียมพร้อมแลกเมื่อพบปะคู่ค้าในงานธุรกิจหรืองานสังคม
ข้อผิดพลาดที่ 7 – ใช้โทรศัพท์มือถือระหว่างการประชุม
เมื่อสอบถามถึงสิ่งที่คิดว่าเป็นการทำผิดมารยาทอย่างใหญ่หลวงในโลกธุรกิจ ผู้เดินทางติดต่อธุรกิจจำนวนมากกว่าครึ่ง (46%) เห็นพ้องว่าการใช้โทรศัพท์มือถือระหว่างประชุมนั้นเป็นสิ่งที่ไม่สมควรอย่างยิ่ง
อาร์เดน ไคลส์ บรรณาธิการและประธานสถาบันฝึกอบรมด้านมารยาทสากล ไคลส์ เอ็ตทิเก็ตต์ กล่าวว่า การใช้อุปกรณ์ดิจิทัลระหว่างประชุมนั้นแสดงให้เห็นว่าท่านไม่ได้สนใจสิ่งที่เกิดขึ้น ขอแนะนำให้เปลี่ยนพฤติกรรมโดยหมั่นซักถามเมื่อมีข้อสงสัย มีปฏิสัมพันธ์กับผู้อื่น หรือรับหน้าที่บรรยายในที่ประชุม
ข้อผิดพลาดที่ 8 – ทำตัวเด่นเกินไป
ผู้เดินทางติดต่อธุรกิจชาวจีนกว่า 1 ใน 4 (27%) รู้สึกว่าการทำผิดมารยาทนั้นพบได้มากที่สุดระหว่างการสนทนาหรือเข้าสังคมระหว่างผู้ร่วมงานหรือผู้ติดต่อธุรกิจ โดยเฉพาะเมื่อมีผู้ร่วมวงสนทนาบางคนพยายามทำตัวโดดเด่นจนเกินงาม
ซารา เจน โฮ ผู้อำนวยการสถาบัน ซาริตา เล่าว่า ในประเทศจีน กิจกรรมที่นิยมสำหรับเวลายามเย็นคือการร้องคาราโอเกะหรือ KTV ซึ่งมีข้อแตกต่างจากชาวตะวันตกที่ทุกคนจะร้องเพลงเสียงดังพร้อมกัน แต่ในประเทศจีนการร้องคาราโอเกะถือเป็นการแสดงเดี่ยว และท่านไม่ควรขัดจังหวะหรือกระโดดเข้าร่วมการแสดงของผู้อื่น วิธีที่ดีที่สุดสำหรับแก้ไขการทำผิดพลาดมารยาทต่อผู้ติดต่อธุรกิจชาวจีนคือกล่าวขอโทษทันทีพร้อมยิ้มอย่างเป็นธรรมชาติ
รู้หรือไม่?
เมื่อต้องติดต่อธุรกิจในประเทศจีน ประโยคที่ควรเรียนรู้ให้ขึ้นใจคือ “bu hao yi si” (ปู้ ฮ่าว อี้ ซื่อ แปลว่า ขออภัย หรือ ขอโทษด้วย) ซึ่งเป็นมารยาทที่จะสร้างความพึงพอใจให้แก่ผู้ฟังชาวจีน นอกจากนี้ท่านอาจแสดงท่าทางประกอบคำพูดดังกล่าว โดยยกมือขึ้นหันฝ่ามือออกพร้อมก้มหัวลงเล็กน้อย วิธีนี้สื่อถึงการประนีประนอมและเป็นมิตร
งานวิจัยจัดทำโดย Booking.com และมีผู้ร่วมทำแบบสอบถามจำนวน 4,555 คน โดยเป็นทั้งชายหญิง อายุ 18-65 ปี ซึ่งต้องเคยเดินทางไปต่างประเทศเพื่อติดต่อธุรกิจอย่างน้อย 4 ครั้งในปีที่ผ่านมา มีจุดหมายในสหรัฐอเมริกา สหราชอาณาจักร เยอรมนี ฝรั่งเศส สเปน ญี่ปุ่น จีน และอิตาลี งานวิจัยจัดทำระหว่าง 29 มกราคม ถึง 11 กุมภาพันธ์ 2016