Management Tools : ขอ 20 ไม่รับ 80
คงจะแปลกคน หากมีคนมาถามว่าจะเอา 20 หรือ 80 แล้วตอบเขาไปว่า ขอ 20 ไม่รับ 80
วันนี้ เลขจำนวนน้อยที่มีคุณภาพกำลังชนะ เลขจำนวนมากที่มีแต่ปริมาณ
เมื่อประมาณ 100 ปีก่อน นักเศรษฐศาสตร์ชาวอิตาลี ชื่อ วิลเฟรโด พาเรโต (Vilfredo Pareto) ได้เก็บข้อมูลสถิติเกี่ยวกับการกระจายรายได้ของคนในประเทศ หลังจากที่เขาเก็บข้อมูลเขาสังเกตพบว่าที่ดินประมาณ 80% ของประเทศ ตกอยู่ในการครอบครองของคนเพียง 20% นั่นคือ คนรวย 20% ครอบครองทรัพย์สินถึง 80% ของประเทศ หมายถึงความมั่งคั่งต่างๆ ของประเทศกลับตกอยู่ในมือของคนเพียงจำนวนน้อยไม่กี่คน
หลังจากนั้น หลายคนเอาหลักการดังกล่าวไปสังเกตสิ่งรอบๆ ตัว ก็พบปรากฏการณ์ที่เกิดขึ้นในสัดส่วนที่ไม่แตกต่างกันเป็นที่น่าแปลกใจ เช่น
- พนักงาน 20% ดูเหมือนแบกรับงาน 80% ของหน่วยงาน นั่นแปลว่า คนส่วนใหญ่ 80% ในองค์กรกำลังนั่งทำงานแบบชิลๆ สบายๆ ไม่เกิดผลผลิตใดหรือมีส่วนสร้างผลงานสำคัญขององค์กร
- คนขับรถ 20% มักจะเป็นสาเหตุของ 80% ของอุบัติเหตุที่เกิดขึ้นบนท้องถนน หรือแปลว่า คนส่วนใหญ่เขาขับรถดี แต่มีคนที่เป็นปัญหาจำนวนน้อยทำให้ชาวบ้านส่วนใหญ่เขาเดือดร้อน
- เรามีเสื้อผ้าเต็มตู้ แต่เสื้อที่เราใส่ส่วนใหญ่ 80% กลับไม่ถูกนำมาใส่ แต่จะวนเวียนกับเสื้อตัวเก่ง 20% ที่ใส่ซํ้าบ่อยเท่านั้น ก็เป็นสิ่งที่น่าสงสัยและทบทวนว่าจะซื้อเสื้อผ้ามาให้เต็มตู้ทำไม
- เวลาไปงานเลี้ยง เพื่อนขี้เมา 20% มักจะบริโภคเครื่องดื่มแอลกอฮอล์ 80% ของเครื่องดื่มที่มีในงาน ซึ่งแปลว่าคราวหลังหากอยากประหยัด คงต้องไม่เชิญเพื่อนกลุ่มนี้มางานท่าจะดี
- เวลาที่ประชุม ปรากฏว่า 20% ของเวลาที่ใช้ในการประชุมจะตัดสินใจเรื่องที่มีความสำคัญถึง 80% จากนี้คงต้องจับประเด็นสิ่งที่เป็นสาระให้ดี อย่าปล่อยให้เวลาการประชุมเยิ่นเย้อไปกับสิ่งที่ไม่เป็นสาระจนเสียเวลาไปมากมาย
- สำหรับนักศึกษา อาจสนใจเพียง 20% ของเนื้อหาก็สอบได้ A เพราะอีก 80% ของการบรรยายของอาจารย์อาจไม่ใช่แก่นสารสาระที่สำคัญของสิ่งที่จะออกเป็นข้อสอบ เพราะอาจารย์อาจจะนอกเรื่องนอกตำราจนเคยตัวเวลาบรรยาย
- แต่อย่าบอกนะว่า วาระและมติครม. 20% เท่านั้นที่แก้ปัญหาบ้านเมืองได้ ส่วนอีก 80% เป็นเรื่องงั้นๆ
ตัวเลข 20:80 จึงเป็นตัวเลขมหัศจรรย์ในทางเศรษฐศาสตร์ เรียกขานกันว่า หลักการของพาเรโต (Pareto’s principle) ที่เป็นที่รู้จักกันดี และกลายเป็นหลักคิดทางการบริหารที่สำคัญเรื่องหนึ่ง
นักอุตสาหกรรมและนักคิดทางการบริหารของญี่ปุ่นและอเมริกาที่สนใจในเรื่องการควบคุมคุณภาพ (Quality Control : QC) นำหลักการดังกล่าวไปพัฒนาต่อเนื่องเป็นหลักการจัดการคุณภาพทั่วทั้งองค์กร (Total Quality Management : TQM) โดยใช้ในการวิเคราะห์สาเหตุของปัญหาการจัดการในโรงงานอุตสาหกรรมพบว่า 80% ของปัญหาเกิดขึ้นจากสาเหตุเพียง 20% เท่านั้น
ของเสีย (Defects) ที่เกิดขึ้นในการผลิต 80% สามารถแก้ไขได้ หากสามารถวิเคราะห์หาสาเหตุที่สำคัญ ซึ่งเดิมอาจจะระบุได้เป็นร้อยสาเหตุ แต่มีสาเหตุที่สำคัญจริงๆ เพียง 20% ของสาเหตุทั้งหมด ที่เมื่อแก้ไขแล้วจะสามารถทำให้ปัญหาลดลงถึง 80%
20 และ 80 จึงเป็นตัวเลขมหัศจรรย์แห่งการจัดการ
หลักการของพาเรโต จึงเป็นหลักที่ช่วยให้เราต้องคิดวิเคราะห์ก่อนแก้ไขปัญหา ไม่ใช่ก้มหน้าก้มตาลุยทำงานทั้งวันไปเรื่อยๆ ทำแทบเป็นแทบตาย ทุ่มเทสารพัด แต่ปัญหาก็ยังมีให้แก้ไขได้ไม่เว้นแต่ละวัน
เราจึงเห็นคนจำนวนหนึ่งในที่ทำงาน ที่ทำงานหนักแต่ไม่สามารถสร้างผลผลิตใดๆ เป็นที่ประทับใจ
เราจึงเห็นผู้บริหารจำนวนหนึ่งที่ดูเหมือนจะขยัน ทุ่มเทเวลาในการทำงาน แต่สิ่งที่ทำล้วนไร้สาระ เช่น เสียเวลากับการประชุมมากมายที่ไม่ได้ผลผลิตเป็นชิ้นเป็นอัน เสียเวลากับงานพิธีการต่างๆ เปิดป้าย ปิดประชุม เปิดการสัมมนา มอบรางวัลจนงานดังกล่าวกลายเป็น 80% ของเวลาโดยไม่รู้ตัว
การใช้เวลาในการไตร่ตรอง มองให้เห็นถึงปัญหาขององค์กรจึงยังไม่เกิด
อาจารย์ท่านหนึ่งของผมเคยเปรียบเปรยให้ฟังว่า การแก้ไขปัญหาก็เหมือนกับการเล่นเกมกดปุ่มที่มีปุ่มอยู่ตรงหน้า 100 ปุ่ม บางคนกดแล้วกดอีก กดไปแล้ว 70 80 ปุ่ม แจ๊กพอตรางวัลใหญ่ก็ยังไม่แตก แต่บางคนกดปุ่มแค่ไม่กี่ปุ่ม ก็ได้รางวัลใหญ่มาอยู่ตรงหน้า
การแก้ไขปัญหาต่างๆ ในองค์กรก็เช่นกัน บางคนไม่วิเคราะห์สาเหตุ ลุยเดินหน้าแก้ไขปัญหาไปเรื่อย ก็เหมือนมั่วกดปุ่มต่างๆ ไป กดเท่าไร กดเท่าไร ปัญหาก็ไม่คลี่คลาย มีเรื่องมาให้แก้ต่อเนื่องไปเรื่อยๆ
แต่หากรู้จักคิดวิเคราะห์ มองให้เห็นสิ่งที่เป็นสาเหตุหลัก และกดให้ถูกปุ่ม ปัญหาใหญ่ก็อาจอันตรธานหายวับไปในพริบตา
กฎแห่ง 20:80 จึงเป็นตัวเลขมหัศจรรย์ที่ผู้บริหารต้องค้นให้พบ
จงอย่าเสียเวลาไป 5 ปี เพื่อให้ได้มาในสิ่งที่ทำจริงๆ ใน 1 ปี ก็สำเร็จ (ไม่ได้ว่าใครนะครับ)
|คอลัมน์ : Management Tools
|โดย : รศ.สมชัย ศรีสุทธิยากร สำนักวิชารัฐศาสตร์และนิติศาสตร์ มหาวิทยาลัยวลัยลักษณ์
|หนังสือพิมพ์ฐานเศรษฐกิจ หน้า 6 ฉบับ 3397 ระหว่างวันที่ 2-5 ก.ย.2561
